6 octubre 2022
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La historia de la migración de la web de Asetrad

Si formáis parte de la gran familia de Asetrad, seguro que ya habéis navegado por el nuevo sitio web y la nueva zona privada. Como os imaginaréis, este cambio de web no sucedió de la noche a la mañana, sino gracias a la suma de los esfuerzos de muchas personas y de distintas juntas directivas a lo largo de varios años.

Este cambio de web no sucedió de la noche a la mañana, sino gracias a la suma de los esfuerzos de muchas personas y de distintas juntas directivas a lo largo de varios años.

En este artículo queremos hablar de la migración del sitio web, pero también nos gustaría enseñaros el trabajo invisible de quienes formamos parte de la Junta Directiva, así como todos esos esfuerzos que hay entre bambalinas y que no siempre se traducen en resultados evidentes a simple vista, pero que son fundamentales para que la página funcione.

Quienes han formado parte de anteriores juntas directivas han tenido que lidiar de una forma u otra con el sitio web antiguo. Su base de datos, de Joomla, se había quedado obsoleta, lo que obligó a desactivar varias funciones porque no se podían actualizar los protocolos de seguridad. Por esta razón, hubo que recurrir a otras alternativas, como Excel, por ejemplo, para poder llevar a cabo la mayoría de las tareas administrativas de la asociación. Este hecho, junto con el constante aumento de nuevas afiliaciones, suponía que tanto el personal como la Junta Directiva tenían que dedicar cada vez más horas de trabajo para poder mantener activa una página web que pedía a gritos una renovación.

Ante esta realidad, la junta directiva anterior (2019-2021) decidió actuar y dar los primeros pasos para que toda la familia asetradera pudiera disfrutar de un sitio web adaptado a los tiempos actuales y fácil de gestionar, tanto para el personal de Asetrad como para las juntas directivas venideras.

Primeros pasos

Dada la envergadura de este proyecto de migración, una de las decisiones más importantes pasaba por elegir un proveedor adecuado.

Dada la envergadura de este proyecto de migración, una de las decisiones más importantes pasaba por elegir un proveedor adecuado. Y no solo en el sentido de que hiciera un buen trabajo, sino también pensando en que tenía que ser una empresa que supiera trabajar con un cliente como Asetrad, una organización sin ánimo de lucro con una idiosincrasia muy diferente a la de otros organismos o empresas que necesitan adaptar su web a los nuevos tiempos.

Como es costumbre en estos casos, la anterior junta directiva redactó unas especificaciones detalladas de lo que debía reunir el nuevo sitio web (basadas en el trabajo previo de la junta 2017-2019; este proceso no ha sido cosa de un día) y solicitó varios presupuestos a diferentes empresas especializadas. Al mismo tiempo, formó una comisión cuyo propósito sería estudiar los diferentes presupuestos recibidos teniendo en cuenta los plazos y los costes y, sobre todo, que se ajustaran a las especificaciones redactadas.

Cuando la comisión envió sus conclusiones y la Junta Directiva tomó una decisión, empezaron las primeras reuniones con el proveedor escogido. El fin de esta toma de contacto era facilitar la transición y que la junta entrante pudiera proseguir la tarea sin demasiadas interrupciones ni retrasos.

Nace una nueva vocalía

Como suele ser habitual cuando hay un cambio de junta, la Junta Directiva actual heredó una serie de proyectos iniciados por la anterior, entre los que figuraba la migración de la página web.

Las siete junteras que tomaron posesión tras la asamblea de 2021, la mayoría de ellas integrantes de la junta 2019-2021, conscientes de la dedicación y el esfuerzo que iba a exigir la migración del sitio web, decidieron crear una vocalía ad hoc que coordinase todos los esfuerzos y que sirviese como enlace entre el proveedor y la propia Junta Directiva. Y así fue como me convertí en el nuevo vocal de Asuntos Tecnológicos y Web.

Nuestras prioridades

Debíamos fijar unas prioridades y decidir qué debía entrar obligatoriamente en la primera fase de la migración y qué podía esperar a las siguientes fases.

Mis primeras semanas como nuevo vocal de Asetrad consistieron en organizar reuniones y asistir a ellas junto con mis compañeras, de cara a preparar la migración inminente. Había que sentarse a debatir todos los detalles: desde la plantilla que elegiríamos hasta la estructura de la web (qué secciones queríamos conservar, cuáles queríamos eliminar o integrar en otras y cuáles queríamos crear desde cero). Asimismo, como era imposible que diera tiempo a implantar todos y cada uno de los cambios propuestos sin retrasar el proceso, debíamos fijar unas prioridades y decidir qué debía entrar obligatoriamente en la primera fase de la migración y qué podía esperar a las siguientes fases.

En concreto, había dos secciones que a todos los integrantes de la junta nos parecían totalmente prioritarias: la nueva zona de socios (ahora denominada «Zona privada») y el buscador de profesionales.

Nuestro planteamiento de la zona privada era el de un lugar donde las personas asociadas no solo pudieran añadir sus datos personales y de facturación, sino una sección donde poder acceder a la documentación de las asambleas, las facturas, y un largo etcétera, todo desde el mismo sitio.

La nueva zona privada, asimismo, serviría para nutrir el buscador de profesionales, que queríamos convertir en un verdadero directorio al que tanto empresas como particulares de fuera y dentro del sector pudieran acceder para la contratación de nuestros servicios.

Por último, había que dar forma a una herramienta que, aunque pasaría desapercibida para casi todo el mundo, sería imprescindible para esta Junta Directiva y todas las venideras, así como para las personas asociadas actuales y las que llegasen en el futuro: el CRM. Este programa informático, que sustituiría a la antigua base de datos de Joomla y a todos los archivos de Excel existentes, serviría para centralizar todas las tareas administrativas del personal de Asetrad. De este modo, permitiría ahorrar muchísimas horas de trabajo y facilitaría la tarea de quienes integrasen las próximas juntas directivas.

Si conseguíamos implantar estas funciones de forma adecuada, todos los problemas que había dado la web antigua quedarían reducidos a un mal recuerdo.

Llega el día D

Tras poner todo en común y trasladárselo a nuestro proveedor, llegó la hora de la verdad. Establecimos una fecha para avisar a las personas asociadas de la desactivación de la web antigua (nuestro paso del Rubicón particular) y les dimos un margen para que actualizaran sus perfiles con el objetivo de trasladar la zona de socios al nuevo sitio. Después comenzamos el proceso de migración de las páginas estáticas y de las bases de datos a la nueva web.

Sin embargo, una vez desactivado el sitio antiguo, surgió un problema que retrasó el proyecto. El plan inicial incluía migrar la base de datos de Joomla que se había usado hasta entonces al nuevo CRM, para lo que era necesario actualizar la versión obsoleta de Joomla instalada en el sitio antiguo a la versión más reciente. Cuando los desarrolladores de la web intentaron ejecutar este paso intermedio, se dieron de bruces, una y otra vez, contra una serie de errores que ponían en grave peligro la continuidad de la migración y, por ende, el trabajo de esta Junta Directiva y de la anterior.

¡Por fin podíamos compartir en formato web con la familia asetradera los primeros resultados de los esfuerzos de quienes habían participado, de una u otra forma, en la migración!

Por suerte, tras varios intentos, consiguieron que la actualización de Joomla llegara a buen puerto, lo que nos permitió abrir al público la primera versión de la nueva web. ¡Por fin podíamos compartir en formato web con la familia asetradera los primeros resultados de los esfuerzos de quienes habían participado, de una u otra forma, en la migración!

La zona privada y el RGPD

Llegados a este punto, nuestro siguiente reto era dar forma a la nueva zona privada: había que decidir cómo estarían organizadas las distintas secciones y qué funciones debían estar presentes desde el principio y cuáles podían esperar a futuras actualizaciones.

Sin embargo, el objetivo primordial, y que teníamos siempre en mente, era que el tratamiento de los datos personales de las personas asociadas, tanto en esta futura zona privada como en el buscador de profesionales, debía adecuarse a los requisitos del RGPD. Como ocurre con muchos programas informáticos, lo menos complicado habría sido dotar a quienes accedieran a esta zona de un gran abanico de opciones y datos, todos visibles por defecto salvo que fueran desactivados expresamente. Esta decisión implicaba incumplir de facto el RGPD, pues los datos de quienes no hubieran accedido nunca a la zona privada para ocultarlos habrían quedado a la vista de toda persona que usara el buscador.

Buscador de profesionales de Asetrad

Entendemos que en un directorio concebido para que potenciales clientes puedan contratar nuestros servicios es imprescindible que conste al menos un método de contacto.

Por esta razón, os hemos ido recordando durante las últimas fechas que todos los perfiles y todos los datos están desactivados y son invisibles para el buscador por defecto, y que quien quiera aparecer en el directorio debe dar su consentimiento de forma activa, con la capacidad de decidir a su vez cuáles quiere que sean visibles. Aparte del nombre y los apellidos, la única información que aparece en los resultados del buscador de forma obligatoria es la dirección de correo electrónico, ya que entendemos que en un directorio concebido para que potenciales clientes puedan contratar nuestros servicios es imprescindible que conste al menos un método de contacto.

El futuro de la web

En el momento de escribir estas líneas, la Junta Directiva está centrada en dos aspectos relativos a la migración del sitio web de Asetrad: mejorar el CRM y ampliar la zona privada.

Queremos perfeccionar el CRM para que en el futuro todas las tareas de facturación y de envío de las remesas a la entidad bancaria correspondiente puedan hacerse casi completamente de forma automática. Asimismo, los procesos relacionados con la gestión de las personas asociadas, tales como las consultas a la base de datos, los cambios de membresía o las altas y las bajas, podrán llevarse a cabo de una forma mucho más ágil y cómoda, lo que redundará en la tranquilidad del personal de Asetrad y de las futuras juntas directivas.

En cuanto a la zona privada, nuestra intención es que, más pronto que tarde, las personas asociadas puedan acceder a sus facturas y descargarlas en cualquier momento desde allí. Además, será posible ver las ofertas, los carnés y la información sobre las asambleas desde un mismo sitio, e incluso se podrá solicitar la baja de Asetrad o un cambio de membresía (que deberá pasar siempre por la Junta Directiva para su aprobación). Por otra parte, las mejoras que llegarán al buscador de profesionales darán una relevancia todavía mayor a la zona privada, ya que, en un futuro próximo, no solo será posible buscar por idioma o nombre, sino también por especialidad o por herramientas TAO y otros programas informáticos en concreto.

Recordad que vuestra colaboración es fundamental para mejorar y disfrutar de una página web de la que toda la familia asetradera pueda presumir y beneficiarse.

Por último, tampoco nos olvidamos de trasladar al equipo informático los errores que vais detectando para su resolución, así como de recoger y estudiar vuestras sugerencias con respecto al sitio web para implantarlas en sucesivas fases de la migración en la medida de lo posible. Recordad que vuestra colaboración es fundamental para mejorar y disfrutar de una página web de la que toda la familia asetradera pueda presumir y beneficiarse.

Si tenéis algún problema mientras navegáis por la web o queréis hacernos llegar vuestras peticiones y comentarios, no dudéis en escribirnos a asuntos.tecnologicos@asetrad.org.

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Es licenciado en Traducción e Interpretación por la Universidad Autónoma de Madrid y cursó el Experto en Tradumática, Localización y Traducción Audiovisual de la Alfonso X El Sabio. Tras un breve paso como traductor en plantilla, en 2010 se lio la manta a la cabeza y comenzó su andadura como traductor autónomo de inglés a español especializado en la localización de aplicaciones y sitios web.

Con un perfil profesional a medio camino entre el traductor y el ingeniero de localización, compagina la traducción con la asistencia técnica y la asesoría a sus clientes con cuestiones relacionadas con las herramientas TAO, a la vez que imparte cursos personalizados de Trados Studio y memoQ. Desde septiembre de 2021 ejerce como vocal de Asuntos Tecnológicos y Web de Asetrad.

José Manuel Manteca Merino
Es licenciado en Traducción e Interpretación por la Universidad Autónoma de Madrid y cursó el Experto en Tradumática, Localización y Traducción Audiovisual de la Alfonso X El Sabio. Tras un breve paso como traductor en plantilla, en 2010 se lio la manta a la cabeza y comenzó su andadura como traductor autónomo de inglés a español especializado en la localización de aplicaciones y sitios web. Con un perfil profesional a medio camino entre el traductor y el ingeniero de localización, compagina la traducción con la asistencia técnica y la asesoría a sus clientes con cuestiones relacionadas con las herramientas TAO, a la vez que imparte cursos personalizados de Trados Studio y memoQ. Desde septiembre de 2021 ejerce como vocal de Asuntos Tecnológicos y Web de Asetrad.

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