21 mayo 2024
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Cómo sobrevivir a un congreso: guía práctica

Asistir a un congreso (del sector que sea) puede ser gratificante o todo un desafío, según las circunstancias. Aída Ramos ha asistido a más de uno, y aprovecha su experiencia para darnos algunos consejos para que se acerque más a lo primero y que saquemos el máximo partido, pero sin estresarnos en exceso. Para ella, las claves son una buena planificación de los objetivos (¿ver a ciertos colegas?, ¿asistir a las ponencias?, ¿una mezcla de todo?), preparar el terreno y la logística, buscar apoyos y dosificar las fuerzas. Tampoco olvida algunos consejos para gestionar el regreso a la rutina una vez concluido y la inevitable resaca. Una lectura recomendable incluso para quienes tienen experiencia en este tipo de encuentros.

Como traductora autónoma que trabaja desde hace más de diez años en una oficina de ocho metros cuadrados, sin más compañía que la de mi marido en días alternos, se me ocurren pocas cosas más abrumadoras que asistir a un congreso.

Vaya por delante que me encanta la gente: disto mucho de ser una persona tímida y no solo disfruto de la compañía de mis iguales, sino que suelo buscarla activamente. Sin embargo, las interacciones sociales en masa (como es el caso de un congreso al que pueden asistir entre 100 y 300 personas) me cuestan un poco, y creo que el motivo es que requieren más energía de la que yo tengo en circunstancias normales. Aun así, soy muy consciente de los beneficios que conllevan para mí y trato de ir a un par de ellos al año.

A estas alturas llevo ya unos cuantos encima (el último, el Congreso 20.º Aniversario de Asetrad, celebrado en Gran Canaria), y de cada una de estas experiencias he extraído una serie de lecciones valiosísimas que me gustaría compartir hoy contigo, si tienes la paciencia de leerme hasta el final. ¡Allá van!

El antes

Márcate objetivos de antemano

Si las ponencias han sido determinantes para ti, asegúrate de tener el programa bien a mano para no perderte las que más te interesen.

¿Qué te ha llevado a decidirte por este congreso en concreto y no por otro? ¿Las ponencias, los asistentes, la ubicación? Esta es la primera pregunta que debes hacerte para poder actuar en consonancia con la respuesta. Si las ponencias han sido determinantes para ti, asegúrate de tener el programa bien a mano para no perderte las que más te interesen. Si tu decisión está más relacionada con los asistentes, prueba a ponerte en contacto con algunas personas de antemano para no perder la oportunidad de conocerlas una vez allí, y si en realidad te has decidido por la ubicación, resérvate un tiempo para conocer el entorno.

Reserva tu plaza cuanto antes

La mayoría de eventos premia la planificación con descuentos para las primeras personas en reservar: aprovéchalos siempre que puedas, pero consulta bien la política de cancelaciones para evitar sorpresas después. Una vez reservada tu plaza, cierra cuanto antes el transporte y el alojamiento (de nuevo, para evitar sustos de última hora).

Todos los congresos tienen su hotel u hoteles oficiales (con precios especiales para los asistentes); desde luego, esta opción tiene muchas ventajas, pero no siempre está al alcance de todos los bolsillos. Si te supone un gasto excesivo, siempre puedes optar por algo más asequible (en solitario o compartiendo con otros compañeros), pero mi recomendación es que esté lo más cerca posible del hotel oficial o del lugar donde tengan lugar las ponencias: no solo es lo más práctico, sino también lo más agradable (más gente con la que compartir medios de transporte, charlas en el desayuno o paseos nocturnos).

Prepara la maleta a conciencia

Es importante estar pendiente del pronóstico del tiempo para no llevarse sorpresas, pero también hay que tener en cuenta la climatización de las salas: lleva siempre algo ligero encima por mucho calor que haga fuera, por si el aire acondicionado es excesivo.

Lo más seguro es que quieras causar buena impresión a las personas que conozcas, pero, ojo: ¡nunca a costa de tu comodidad!

Como hablamos de un congreso (y, por lo tanto, de una actividad profesional), lo más seguro es que quieras causar buena impresión a las personas que conozcas, pero, ojo: ¡nunca a costa de tu comodidad! En los congresos se pasan muchas horas de pie y se suele caminar bastante para ir de un sitio a otro, así que (al menos para mí) un calzado cómodo es fundamental.

Acuérdate también de llevar material promocional si dispones de él (tarjetas de visita, folletos, lo que estimes oportuno); es una pena haber invertido en esto para luego dejárselo en casa… y no serías la primera persona a la que le pasa.

Otros elementos imprescindibles: un cargador de bolsillo, bolígrafo y libreta (suelen formar parte de los packs de bienvenida, pero nunca se sabe), tiritas (por si ese calzado supuestamente cómodo te juega una mala pasada)…

Busca apoyos

Si estás planteándote asistir a un congreso, pero no conoces a nadie, busca apoyos. Incluso si no se te ocurre nadie que quiera acompañarte, las redes sociales nos lo ponen fácil: echa un vistazo para encontrar a otras personas que muestren interés e interactúa con ellas para ver qué impresión te causan y si crees que podéis tener cosas en común.

En mi experiencia, la gente suele ser agradable y recibir con los brazos abiertos a quien se acerca de buenas maneras y con buena actitud.

Recuerda que algunas asociaciones (como Asetrad, sin ir más lejos) cuentan con programas de apadrinamiento que permiten solicitar que se te asigne alguien con más experiencia que pueda presentarte gente y te eche un cable. Es una idea estupenda, y te animo a participar (como madrina o amadrinada), pero, en mi experiencia, la gente suele ser agradable y recibir con los brazos abiertos a quien se acerca de buenas maneras y con buena actitud.

El durante

Recuerda que la asistencia NO es obligatoria

Puede que el programa tenga una pinta fantástica y todo suene fascinante, pero no es obligatorio (ni recomendable) asistir a todas las ponencias ni a todos los talleres y mesas redondas ofertados. Pasar horas y horas en una sala sin ver la luz del sol (cuando hablamos de congresos de cierta envergadura, pocos tienen ventanas a la calle) es duro, así que mejor echa un vistazo al programa para ver si hay alguna sesión que no te entusiasme especialmente o tenga poco o nada que ver con tu actividad o intereses; seguro que hay más gente que se la salta y con la que poder charlar un rato o tomar algo fuera.

Aprovecha cada oportunidad para conocer gente nueva

La cola del baño, la pausa-café, la hora del desayuno… Cualquier ocasión es buena para conocer mejor a los compañeros.

Asume que las horas del día (y tus fuerzas) son limitadas

Todos los congresos incluyen actividades sociales oficiales o extraoficiales. Para mí suelen ser una parte increíblemente enriquecedora porque te permiten ver el lado humano de los compañeros y conectar con ellos a nivel personal, pero hay que tener en cuenta que muchas de estas actividades tienden a alargarse o a tener lugar cuando ya llevas unas cuantas horas de tute en el cuerpo, así que trata de medir tus fuerzas y procura descansar cuando lo necesites. A veces, un ratito de silencio en la habitación del hotel antes de salir a cenar hace milagros.

Tiende siempre la mano a las personas más tímidas

Por mucho que te cueste hablar con gente nueva, siempre habrá alguien a quien le cueste más, y esa persona agradecerá enormemente una sonrisa o un comentario banal para romper el hielo. Yo he estado ahí, y a pesar de los años sigo recordando a todas esas personas que alguna vez me hicieron un hueco en su mesa o en su conversación.

El después

Asume que la resaca es ineludible

El subidón es grande, pero suele venir acompañado de cierta resaca emocional.

Lo mejor de los congresos es la gente que conoces y los ratos, las risas, las confidencias y las penurias compartidas. Por lo general, son muchas vivencias en poco tiempo (un poco como en Gran Hermano), y el subidón es grande, pero suele venir acompañado de cierta resaca emocional, así que tenlo muy en cuenta y date un tiempo para volver a la realidad.

Si te lo puedes permitir, tómate un par de días de vacaciones después del congreso y aprovecha para conocer la ciudad, la provincia o el país en el que se celebra. Si no puede ser, trata de coger menos trabajo de lo habitual (¡o nada!) para poder asentar lo aprendido, ponerte en contacto con las personas que has conocido o desconectar un poco: date cierto margen para aterrizar, en sentido literal y figurado.

Aprende de los errores

Todos cometemos errores: exceso de ambición, errores de vestuario, comentarios poco oportunos de los que solo somos conscientes a posteriori. Reflexiona sobre cómo subsanarlos, si aún estás a tiempo, o cómo evitarlos de cara al futuro, y sigue adelante. Cuando digo todos es TODOS: esas personas que tanto admiras han metido la pata alguna vez, y las nuevas hornadas lo harán cuando les toque. Rectifica, aprende para la próxima y tira millas.

Comparte tu experiencia

Seguro que conoces a alguien a quien le puedan venir bien tus vivencias, anécdotas y consejos: ¡compártelos! En la lista de correo, en un blog o mientras tomas unas cañas con los compañeros de tu ciudad.

Espero que estas sugerencias te sirvan para animarte a dar el paso si nunca has asistido a un congreso, o para disfrutar más del próximo. Y volviendo al último punto… si tienes algo que añadir o comentar, no dudes en contármelo. ¡Nos vemos en el próximo sarao!

Aída Ramos
Aída Ramos
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Es traductora de inglés (jurada), portugués y francés y está especializada en transcreación. Desde 2012, año en el que se lio la manta a la cabeza y cometió el acierto de emprender su «carrera en solitario», trabaja con todo tipo de marcas internacionales de productos tan diversos como aspiradoras, relojes de alta gama, servicios de consultoría inmobiliaria, marcas de moda asequible, marcas de moda prohibitiva, humidificadores o aeronaves de despegue y aterrizaje vertical. También le gustaría decir que se dedica a la formación, pero por el momento la docente que lleva dentro solo se ha atrevido a salir de paseo por un curso online, algún taller y un par de congresos como este. Dice que no es creyente, pero en realidad sí: cree firmemente en el asociacionismo, las tarifas mínimas, la tortilla con cebolla y el Athletic de Bilbao (que ya es creer).

Aída Ramos
Aída Ramos
Es traductora de inglés (jurada), portugués y francés y está especializada en transcreación. Desde 2012, año en el que se lio la manta a la cabeza y cometió el acierto de emprender su «carrera en solitario», trabaja con todo tipo de marcas internacionales de productos tan diversos como aspiradoras, relojes de alta gama, servicios de consultoría inmobiliaria, marcas de moda asequible, marcas de moda prohibitiva, humidificadores o aeronaves de despegue y aterrizaje vertical. También le gustaría decir que se dedica a la formación, pero por el momento la docente que lleva dentro solo se ha atrevido a salir de paseo por un curso online, algún taller y un par de congresos como este. Dice que no es creyente, pero en realidad sí: cree firmemente en el asociacionismo, las tarifas mínimas, la tortilla con cebolla y el Athletic de Bilbao (que ya es creer).

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